Alianza profesional: Armonizando las investigaciones de las agencias de control legal

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Las instituciones del sector privado suelen suponer que existe una herramienta principal para reducir el impacto al que todas las agencias de control legal de cualquier lugar, desde las nacionales hasta las internacionales, pueden acceder y utilizar para conectar con todos y cada uno de los organismos que comparten la misma persona de interés. Por esta razón, el sector privado suele suponer que no es necesario coordinar las agencias de control legal entre sí cuando comparten el mismo objetivo. Esta creencia es lamentablemente incorrecta. Contrario a la idea errónea popular, no existe un programa maestro preventivo a través de la colaboración. La realidad es que las agencias de control legal necesitan una coordinación profesional y las instituciones financieras son los cupidos del sector del antilavado de dinero (ALD).

La importancia de la coordinación

Uno puede preguntarse qué daño potencial podría producirse si una agencia de control legal no fuera consciente de que hay una o más investigaciones concurrentes. En el mejor de los casos, los organismos encargados de la ejecución de la ley implicados acabarían conociendo los esfuerzos de los demás y cada uno de ellos acogería con agrado la ayuda adicional de los organismos encargados de la ejecución de la ley. Históricamente, la burocracia y la incompatibilidad de los organismos impiden esta historia feliz. Es probable que una de las agencias renuncie a su investigación concurrente al conocer la investigación coexistente. Más allá de la pérdida estadística que podría suponer el abandono del caso, hay una serie de costes metafóricos y literales que pueden sufrir las agencias de control legal. El tiempo invertido en la investigación habría sido en vano y el despilfarro fiscal de recursos y mano de obra podría haberse aplicado a una investigación alternativa. Un escenario ligeramente peor sería que una investigación pudiera avanzar sin pruebas potencialmente clave que están en manos de otro organismo legal que trabaja en un ángulo diferente de la investigación. Si estos organismos estuvieran emparejados, ambas investigaciones se fundirían en una sola investigación exhaustiva que se presentaría a un abogado para un probable enjuiciamiento exitoso. Por último, el peor de los casos es aquel en el que varios organismos encargados de la aplicación de la ley emprenden, sin saberlo, acciones positivas contra el objetivo al mismo tiempo, lo que da lugar a un escenario «azul sobre azul», es decir, una situación de fuego cruzado mortal.

Todos los escenarios mencionados son siempre posibles, pero en un esfuerzo por hacerlos altamente improbables, algunas instituciones financieras han tomado medidas proactivas para mitigar el riesgo físico, financiero y estadístico para las agencias de control legal. Para ello, a continuación, se exponen los comentarios de los representantes de las instituciones financieras que invierten en las relaciones con las agencias de control legal.

En la siguiente entrevista, Christopher Ruzich, del equipo de Standard Chartered America’s Financial Crime Compliance, describe la metodología «matchmaking 101» que puede utilizar una institución financiera multinacional para poner en contacto a los organismos encargados de la aplicación de la ley que comparten el mismo objetivo. De forma similar a la tecnología de software que coteja los rasgos de los posibles miembros en un sitio de citas, Ruzich y su equipo evalúan no sólo al agente de la ley, sino también las solicitudes de información históricas y actuales.

ACAMS Today: ¿Qué planificación previa (si la hay) existe para establecer la conexión entre las agencias de control legal?

Chris Ruzich: Todas las solicitudes de información adicional de las agencias de control legal deben ser recibidas y atendidas por un único equipo. Un único punto de contacto es importante. El seguimiento de todas las solicitudes por parte del mismo equipo permite a éste determinar si se han recibido solicitudes anteriores de documentación complementaria para el mismo reporte de operación sospechosa (ROS).

Si la solicitud de documentación justificativa se comunica al investigador o al equipo que elaboró el ROS, el investigador y/o el equipo también deben recibir una lista de todas las solicitudes de documentación anteriores sobre el mismo ROS. Es posible que el investigador que se encargó de las solicitudes anteriores ya haya discutido su investigación con el agente o agentes investigadores que hicieron la solicitud anterior. Por ejemplo, un analista del FBI solicita documentación de apoyo sobre un ROS que fue objeto de una solicitud de información previa por parte de un agente especial de la Administración para el Control de Drogas (DEA, por sus siglas en inglés). Es posible que el investigador de ALD que elaboró el ROS haya discutido previamente su investigación con el agente especial de la DEA.

AT: ¿Cómo se produce la coincidencia?

CR: Las instituciones financieras no pueden revelar las solicitudes de documentación justificativa sin el permiso del organismo policial solicitante. Sugiero que se obtenga el permiso para presentar a los dos (o más) agentes que solicitaron documentación de apoyo en el mismo ROS enviando mensajes como los siguientes a cada agente individualmente:

  • Al nuevo solicitante:
    «Es posible que otro organismo policial haya solicitado anteriormente documentación justificativa sobre este mismo ROS. Con su permiso, puedo presentarle a cualquier detective/agente que haya solicitado previamente la misma documentación. Esta presentación puede ofrecerle la oportunidad de desconfigurar y coordinar».
  • Al solicitante original:
    «Es posible que otro organismo policial haya solicitado posteriormente documentación de apoyo sobre este ROS. Con su permiso, puedo presentarle a cualquier detective/agente que haya solicitado posteriormente la misma documentación. Esta presentación le dará la oportunidad de desconfigurar y coordinar».

El objetivo de estos mensajes es obtener la aprobación por escrito del representante de las agencias de control legal. La alianza sólo puede realizarse después de que ambos agentes/agencias proporcionen permiso por escrito para realizar la presentación. Si uno de los dos se niega a dar permiso para revelar la solicitud al otro, la institución financiera no puede revelar la solicitud. En esas circunstancias, puede preguntar a la parte que sí ha dado permiso si puede revelar su solicitud a la agencia que se negó a dar permiso.

AT: ¿Existen políticas a las que un empleado de la institución financiera pueda remitirse?

CR: Es importante redactar procedimientos claros para gestionar las solicitudes de documentación justificativa de las fuerzas de seguridad. Seguir procedimientos uniformes garantiza que los registros adecuados de las solicitudes anteriores puedan ser revisados por quienes tramitan las futuras solicitudes de información. Además, el seguimiento y la comprensión de los tipos de solicitudes de documentación justificativa que se reciben y de quién se reciben también puede dar al equipo de cumplimiento de los delitos financieros de una institución financiera información sobre el tipo de casos que los organismos encargados de hacer cumplir la ley están persiguiendo.

AT: ¿Es necesario que la coincidencia sea actual o también alertará sobre las consultas históricas?

CR: El «matchmaking» tiene sus ventajas, incluso cuando la solicitud original es bastante antigua. Muchas tramas de delincuencia financiera son continuas y se desarrollan o evolucionan con el tiempo, algunas de las cuales necesitan años de investigación para ser descubiertas por completo. La nueva investigación podría aprovechar el trabajo realizado en la investigación anterior, retomando el trabajo desde donde se dejó y evitando la duplicación de esfuerzos de investigación. Tal vez la investigación anterior se estancó porque no se disponía de una pieza clave de la prueba en ese momento, pero la nueva investigación tiene ahora esa pieza que falta en el rompecabezas. No dé por sentado que una investigación anterior es un callejón sin salida.

AT: ¿Qué políticas de verificación existen (si las hay) para confirmar que se trata de solicitudes válidas de la agencia y/o de los funcionarios?

CR: Es importante confirmar que todas las llamadas telefónicas van seguidas de un correo electrónico para confirmar que la solicitud es legítima y procede de una cuenta de correo electrónico verificable de un organismo policial. El proceso mediante el cual su institución financiera verifica la legitimidad de las solicitudes de información entrantes debe incluirse en los procedimientos escritos pertinentes.

Beneficios secundarios

Ruzich reconoció que los beneficios del matchmaking no se limitan a la relación entre las agencias de control legal. Una vez que se han establecido los cimientos de una asociación entre las agencias de control legal, puede permitir un crecimiento duradero de la relación entre todas las partes implicadas que se extienda mucho más allá del objeto de la presentación de un ROS. Invertir en esta relación público-privada puede ayudar a agilizar las decisiones de una institución financiera sobre la vía de respuesta más adecuada basada en la inteligencia procesable.

Además, al adherirse a las políticas y procedimientos con respecto a la divulgación previa y actual de los registros, una unidad de cumplimiento de delitos financieros puede utilizar esta información para rastrear los tipos de ROS que se han solicitado para obtener información y qué agencias de aplicación de la ley presentan estas solicitudes. Esto puede ayudar al equipo de investigación a identificar esquemas y metodologías actuales de fraude o lavado de dinero. Al aislar las características de la tendencia, una institución financiera puede ayudar a educar a la comunidad de ALD en general.

Además, un representante de la copresidencia del capítulo de la ACAMS reconoció que la ausencia de un programa preventivo a través de la colaboración de la aplicación de la ley probablemente aumenta el volumen de trabajo completado por una sección de cumplimiento de citaciones. La presentación de registros en virtud de una citación ya es una tarea voluminosa. Al poner en contacto a las partes interesadas en la aplicación de la ley, la institución financiera puede evitar la duplicación de la producción de registros, aumentando así la eficacia de la sección de cumplimiento de citaciones. El representante subrayó la importancia de un coordinador designado por la institución financiera para adherirse a las directrices de la política de difusión, así como para conectar a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley con los objetivos compartidos de los ROS y las coincidencias positivas de la lista 314(a).

Además, el copresidente de la sección de la ACAMS se hizo eco de los comentarios de Ruzich y añadió que al mantener un registro de la comunicación de la institución financiera y de los documentos que se proporcionaron originalmente a las agencias de control legal, la institución puede recrear fácilmente y con conocimiento de causa el material proporcionado previamente ante una solicitud posterior de las agencias de control legal. Al mantener un registro de los materiales proporcionados anteriormente, una institución financiera está en condiciones de conciliar rápidamente los materiales de investigación, así como de asociar a los diferentes órganos de investigación de las agencias de control legal.

Conclusión

La icónica letra de «Matchmaker, Matchmaker» de Fiddler on the Roof1 es válida fuera de la industria del entretenimiento ya no sólo se aplica a la búsqueda del pretendiente adecuado para una mujer soltera. Los esfuerzos de coordinación de las instituciones financieras son necesarios para que la comunidad de control legal se conecte con sus homólogos en el objetivo de atrapar a los objetivos de las investigaciones de forma segura y eficaz.

¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo mejorar el proceso para reducir el impacto a través de la colaboración? Si es así, ACAMS Today quiere saber su opinión.

Entrevistado por: Colaborador de ACAMS Today, VA, USA, editor@acams.org

Las opiniones expresadas son únicamente las del autor y no pretenden representar la opinión de ningún empleador.

  1. «Matchmaker lyrics – Fiddler on the Roof cast», St Lyrics, https://www.stlyrics.com/lyrics/fiddlerontheroof/matchmaker.htm

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